Lo sabemos, cada euro cuenta y todo pequeño gesto que contribuya al ahorro es bienvenido. La impresión es un aspecto a tener muy en cuenta a la hora de evaluar los gastos. Las malas prácticas pueden estar provocando una fuga innecesaria de recursos y, por lo tanto, de dinero. Llevando a cabo una óptima gestión de las impresoras de tu empresa podrías reducir entre un 10 y un 30 por ciento los costes de impresión.

Veamos algunos consejos que pueden ayudar a reducir los costes de impresión de tu negocio, a la vez que contribuyes a su sostenibilidad y eficiencia.

1. ¿Necesito imprimir esto? Esta es la pregunta que deberían hacerse todos los empleados antes de hacer clic sobre el botón “Imprimir”. Los procesos de trabajo están cada vez más digitalizados y, demasiado a menudo, imprimimos e-mails sin necesidad. Asimismo, no es necesario archivar todos los documentos de manera física ya que existen numerosas herramientas de digitalización y archivo electrónico.
2. Utilizar siempre consumibles originales y de alta capacidad.
3. Usar el modo borrador. La impresión en modo borrador es una impresión de menos calidad y, por lo tanto, el gasto de consumible que implica es mínimo.
4. Impresión dúplex. La impresión a doble cara, siempre que pueda hacerse, es esencial para reducir el consumo de papel. El consumo de papel es, aparentemente, inofensivo para una empresa pero puede acabar convirtiéndose en un  gasto trampa si no se gestiona adecuadamente. No olvides utilizar siempre la vista previa de impresión, imprimas a doble cara o no, para evitar desperdiciar papel por errores en la impresión ¿Cuántas veces no te has fijado en los márgenes y la última frase del documento se ha quedado descolgada en otra página?
5. Software de gestión de impresión y seguridad. Existen herramientas que permiten tener un control total sobre el parque de impresión. Obtener datos del uso que se le da a cada impresora es una información de gran valor a la hora de analizar los gastos de impresión. Además, se pueden asignar claves a cada usuario de tal manera que se recojan los datos de lo que imprime cada empleado, lo que sin duda derivará en un uso más responsable.